Bloqueio no SICAF tem três causas e três saídas.

Chega a semana do pregão, alguém abre o SICAF e a tela mostra um nível vencido, uma pendência ou um aviso de ocorrência. Na empresa, a palavra que se usa é bloqueio. Só que bloqueio, no SICAF, são três coisas diferentes, e o remédio de uma não serve para a outra.

Tratar certidão vencida como se fosse sanção faz perder tempo. Tratar sanção como se fosse papelada deixa o problema de pé.

O que é o SICAF e onde ele vale

O SICAF “constitui o registro cadastral do Poder Executivo Federal” (IN SEGES 3/2018, art. 1.º). Guarda a habilitação jurídica, a regularidade fiscal, a qualificação econômico-financeira e as sanções aplicadas pela Administração (art. 3.º). A qualificação técnica entra só quando a contratação exige (art. 3.º, parágrafo único). O cadastro se organiza em seis níveis (art. 6.º).

1. Credenciamento.
2. Habilitação jurídica.
3. Regularidade fiscal federal e trabalhista.
4. Regularidade fiscal estadual, distrital e municipal.
5. Qualificação técnica.
6. Qualificação econômico-financeira.

O edital diz quais níveis contam naquela licitação. Por isso a primeira leitura é a do edital, e só depois a da tela.

Nas licitações federais, a habilitação é verificada pelo SICAF nos documentos que ele abrange, e o que não está no cadastro vai pelo sistema quando for pedido (IN SEGES/ME 73/2022, art. 39). A IN 3/2018 foi escrita na época da lei geral anterior e continua autorizada “no que couber” (IN 73, art. 51).

Fora do federal, a regra muda. O registro cadastral só substitui documentos se o edital previr (Lei 14.133/2021, art. 70, II), e estados e municípios podem usar o SICAF ou sistema próprio (IN 73, art. 36, § 1.º). Nem todo pregão do país olha o SICAF.

Há uma mudança no horizonte. A Lei 15.266/2025 reescreveu o art. 87 da Lei 14.133 para prever o cadastro unificado “de licitantes e de contratados” no Portal Nacional de Contratações Públicas, “na forma estabelecida em regulamento do Poder Executivo federal”. Enquanto esse regulamento não sai, a regra que opera o SICAF segue sendo a IN 3/2018.

Quando o problema é documento vencido

Certidões e balanço têm validade própria, que não se confunde com a validade do cadastro, de um ano (IN SEGES 3/2018, art. 18 e § 2.º). O cadastro pode estar válido com uma certidão vencida dentro dele. E, no dia do pregão, a tela não é a única prova.

É a regra que resolve o dia da sessão. Certidão válida em arquivo, anexada pelo sistema no campo indicado, resolve o que esperar a tela atualizar não resolve. O órgão, por sua vez, comunica o fornecedor para regularizar quando o documento cadastrado está em desconformidade (art. 28). E, nas licitações federais, a consulta do agente ao site oficial do emissor da certidão é meio legal de prova (IN 73, art. 39, § 6.º).

Se o documento venceu depois do envio da proposta, a lei admite atualizar documento em diligência (Lei 14.133, art. 64, II). E a ME ou EPP tem 5 dias úteis, prorrogáveis, depois de declarada vencedora, para regularizar a situação fiscal e trabalhista (LC 123/2006, art. 43, § 1.º). Essas regras, junto com documento vencido e outros erros de habilitação, estão em artigo próprio.

No nível VI entra o balanço do Sped, autenticado pelo recibo (IN SEGES 3/2018, art. 16, § 3.º). E um cuidado de leitura. Índice contábil abaixo do que o edital exige não é bloqueio de cadastro. É requisito do edital, e se discute à luz do próprio edital.

Quando o problema é o cadastro

Manter os dados certos e atualizados é da empresa, que deve fazer a correção “imediatamente” (IN SEGES 3/2018, art. 7.º). O descuido pode levar a desclassificação (art. 7.º, parágrafo único). Representante legal que mudou, quadro societário diferente do da Receita, e-mail antigo. Isso se resolve no cadastro, antes da sessão. Diligência e recurso não são o caminho.

Outra coisa que aparece na tela e assusta são as ocorrências impeditivas indiretas. É um aviso de vínculo, por sócio ou ramo, com empresa sancionada. Não é sanção da sua empresa. O órgão deve apurar se houve tentativa de burla e convocar o fornecedor para se manifestar antes de desclassificar (art. 29, §§ 1.º e 2.º).

O TCU já apontou as duas falhas num pregão de limpeza para um distrito sanitário indígena. Deu ciência de que recusar proposta por ocorrência indireta sem elementos adicionais suficientes para caracterizar tentativa de burla, e desclassificar sem convocar antes o licitante para se manifestar, contraria o art. 29 da IN 3/2018 (Acórdão 534/2020-Primeira Câmara). A decisão é da época da lei geral anterior, mas a regra aplicada continua em vigor.

E um alerta. Abrir outra empresa para fugir de sanção é exatamente o que as ocorrências indiretas procuram (art. 29, § 1.º), e pode estender a sanção à empresa nova (Lei 14.133, art. 160).

Quando o problema é sanção

Advertência e multa podem aparecer no cadastro (IN SEGES 3/2018, art. 34), mas não impedem licitar. Duas sanções impedem. O impedimento de licitar e contratar vale só na Administração do ente que aplicou, por até 3 anos (Lei 14.133, art. 156, § 4.º), e o detalhe está em impedimento de licitar e como reverter. A declaração de inidoneidade vale em todos os entes, de 3 a 6 anos (§ 5.º).

Não confunda a inidoneidade da Lei 14.133 com a declaração de inidoneidade aplicada pelo próprio TCU, com base na Lei 8.443/1992, art. 46, que tem rito e recursos próprios. As duas vão ao CEIS (Decreto 11.129/2022, art. 58, II e VI).

O órgão que aplicou informa a sanção ao CEIS e ao CNEP em até 15 dias úteis da aplicação (Lei 14.133, art. 161). No federal, o registro é feito depois de vencido o prazo de recurso ou, se houve recurso com efeito suspensivo, depois da decisão final (Decreto 11.129, art. 61). Registrar e excluir é responsabilidade de quem aplicou (art. 63, parágrafo único; IN SEGES 3/2018, art. 32, § 2.º).

Registro errado acontece. Num pregão da Codevasf, uma empresa foi inabilitada por inidoneidade aplicada pelo TCU que ainda não tinha transitado em julgado, com recursos de efeito suspensivo pendentes. O tribunal determinou voltar à habilitação, e o voto registra que “os registros indevidos da sanção nos cadastros do Sicaf e do CEIS acabaram propiciando resultados inverídicos nas consultas” (Acórdão 1181/2025-Plenário). A Codevasf segue a Lei 13.303, e a sanção era a do próprio TCU. A decisão vale pela ideia de que o registro pode estar errado, não como regra da Lei 14.133.

Se a sanção está suspensa, errada ou vencida, peça a correção ao órgão sancionador, com a prova. Recurso e pedido de reconsideração têm efeito suspensivo até a decisão final (Lei 14.133, art. 168).

Terminado o prazo, a sanção acaba e o registro deve sair do CEIS (Decreto 11.129, art. 62, I). A IN 3/2018 diz que, decorrido o prazo da penalidade, o fornecedor está apto a participar de licitações (art. 36). Não é preciso reabilitação para isso.

A reabilitação serve para voltar antes do fim. O pedido vai à própria autoridade que aplicou a pena e exige, ao mesmo tempo, os requisitos do art. 163, entre eles o prazo mínimo contado da aplicação da penalidade, que é de 1 ano no impedimento e de 3 anos na inidoneidade. Nas infrações do art. 155, VIII e XII, a lei exige também programa de integridade (art. 163, parágrafo único). Publicada a reabilitação, pede-se a exclusão do CEIS (Decreto 11.129, art. 62, II, “a”).

E se a empresa descobre na tela uma sanção de que não sabia, o primeiro passo é pedir cópia do processo ao órgão e verificar como foram a intimação e a defesa (arts. 157 e 158). Só com o processo em mãos dá para avaliar o que fazer.

Contrato em andamento e rotina

O cadastro continua pesando com o contrato assinado. Manter as condições de habilitação durante toda a execução é cláusula obrigatória do contrato (Lei 14.133, art. 92, XVI). No federal, o órgão consulta o SICAF a cada pagamento. Se encontra irregularidade, adverte por escrito e dá 5 dias úteis, prorrogáveis uma vez, para regularizar ou apresentar defesa. Persistindo o problema, adota medidas para a rescisão, com ampla defesa, e os pagamentos do que foi executado seguem até a decisão (IN SEGES 3/2018, art. 31).

Com essa rotina, documento vencido vira anexo, e o que sobra para discutir é o que de fato precisa de discussão.