Preço em licitação se calcula pelo custo da sua empresa.

Muita empresa monta o preço olhando para o orçamento do órgão. Pega o valor estimado, tira um percentual que parece seguro e vai para a disputa. Funciona até o dia em que o pregoeiro pede para ver a conta. Aí aparece o problema, porque a conta nunca existiu.

O orçamento do edital é do órgão. Ele foi feito com os parâmetros do art. 23 da Lei 14.133/2021 e serve de régua. Proposta que permanece acima dele é desclassificada (art. 59, III). Ele pode até ser sigiloso, com só os quantitativos divulgados (art. 24). O que ele não faz é dizer quanto a sua empresa gasta para entregar aquele objeto. Isso só a sua planilha diz.

A planilha do edital é útil como lista de itens e quantidades. A composição de cada item é sua. E se o orçamento do órgão não cobre o custo de mercado, a hora de dizer isso é antes da sessão, pela via de impugnar o edital antes da abertura, até 3 dias úteis antes da data marcada (art. 164). Depois do lance, a discussão fica muito mais difícil.

A conta em camadas

Preço de proposta se monta de baixo para cima. Cada camada tem uma pergunta e um documento que responde.

1. Custo direto de cada item. Insumo com cotação ou nota fiscal recente, mão de obra com o salário da convenção coletiva aplicável e os encargos, equipamento.
2. Em obra, o que dá para identificar vai no custo direto, e não no BDI. Administração local, canteiro, mobilização e desmobilização entram como item (TCU, Acórdão 2622/2013-Plenário).
3. BDI. Administração central, riscos, seguros, garantias, despesas financeiras, tributos sobre a receita e lucro (mesmo acórdão).
4. Tributos pelo regime real da empresa. ISS do município onde o serviço é prestado, PIS e Cofins pelo percentual efetivo no não cumulativo, e, para quem é do Simples, as alíquotas que de fato recolhe, sem encargos de que é dispensado.
5. Custo financeiro. Entre executar e receber, a empresa banca a operação com capital de giro. Isso tem custo e pode entrar no BDI como despesa financeira.
6. Margem. O lucro fica dentro do BDI. O piso do seu lance é o custo total mais a menor margem que a empresa aceita.

Duas coisas costumam ficar de fora da conta e só aparecem quando o contrato já está rodando. Uma é o ISS do município certo, que muda de lugar para lugar. A outra é o capital de giro. Empresa que recebe em trinta ou sessenta dias depois de medir paga a folha antes, e essa diferença come margem em silêncio.

Uma palavra sobre percentual de BDI. Circula no mercado muito número de BDI “padrão” sem fonte. O que o TCU tem são faixas de referência para orçamento de obra, fixadas em 2013 para as unidades técnicas do próprio tribunal analisarem orçamentos. Para construção de edifícios, por exemplo, o 1.º quartil é 20,34%, a média 22,12% e o 3.º quartil 25,00% (Acórdão 2622/2013-Plenário, item 9.1). Isso é parâmetro de orçamento de obra, não teto nem piso para a sua proposta, e não vale para serviço comum. O BDI certo é o que a sua estrutura de custos mostra.

O que a reforma tributária muda em 2026

Este é o ponto mais novo da planilha, e o que mais aparece errado. Em 2026, ano de teste, a CBS é cobrada a 0,9% e o IBS a 0,1% (Lei Complementar 214/2025, arts. 346 e 343). Só que esses valores são compensáveis com PIS e Cofins (art. 348, I), há dispensa de recolhimento para quem cumpre as obrigações acessórias (art. 348, § 1.º) e as alíquotas de teste não se aplicam ao Simples Nacional (art. 348, III, “c”). Somar 1% por cima do preço, sem olhar essas regras, é inflar a proposta.

A partir de 2027 entra a CBS e são extintos PIS e Cofins (ADCT, art. 126). As alíquotas desse período dependem de fixação futura, então nenhuma planilha séria deve cravar número para 2027 em diante. E se a proposta foi entregue antes da LC 214 e o contrato é assinado depois, a própria lei complementar traz regra de ajuste, assunto que conversa com a planilha como prova no reequilíbrio.

Quando o preço baixo vira problema

A lei quer evitar preço manifestamente inexequível (art. 11, III). Para isso, a Administração pode diligenciar ou exigir que a empresa demonstre que executa pelo preço (art. 59, § 2.º). O que muda de um objeto para outro é o gatilho.

Em obra e serviço de engenharia, abaixo de 75% do orçado a lei presume a inexequibilidade. A presunção é relativa. O TCU entende que a empresa deve ter a oportunidade de demonstrar que executa pelo preço (Acórdão 465/2024-Plenário). Abaixo de 85%, o vencedor presta garantia adicional igual à diferença (§ 5.º).

Em bens e serviços comuns das licitações federais, o número é outro e o peso também. Abaixo de 50% do orçado é só indício (IN SEGES/ME 73/2022, art. 34). A inexequibilidade só se confirma depois de diligência que mostre que o custo do licitante passa do valor da proposta e que não há custo de oportunidade que justifique a oferta. O TCU já disse que os 75% da lei valem apenas para engenharia (Acórdão 963/2024-Plenário). Estados e municípios podem ter regra própria, e o edital diz qual vale.

Aqui está a distinção que pouca empresa percebe. Diligência de preço não se responde reenviando a mesma planilha com outra formatação. Responde-se com documento novo amarrado a cada linha. Cotação, contrato com fornecedor, nota fiscal, demonstração contábil, produtividade comprovada. Quem já tem esses papéis organizados antes da sessão responde no prazo. Quem vai atrás deles depois da convocação corre contra o relógio. Para o passo a passo da defesa, vale ler como se defender quando o preço é chamado de inexequível.

Duas decisões recentes do TCU ajudam a enxergar o limite. No Acórdão 2271/2026-Plenário, num pregão de limpeza com dedicação exclusiva de mão de obra, o tribunal determinou reexaminar uma proposta desclassificada só por prever menos postos que o estimado. A quantidade de postos do edital é, em regra, referencial, e o que se avalia é produtividade, metodologia e exequibilidade. No mesmo acórdão, deu ciência de que aceitar custo zero para equipamento indispensável, sem pedir justificativa, é falha na aferição da exequibilidade. Custo zero pode existir, quando o bem já é da empresa ou o custo está em outra rubrica. Mas precisa estar explicado.

Do preço ao lance

A planilha tem que existir antes da disputa por um motivo prático. No pregão federal, depois do último lance, o prazo mínimo para mandar a proposta ajustada é de duas horas, prorrogável (IN 73, art. 29, § 2.º). Em obra e serviço de engenharia, o vencedor ainda reelabora e envia as planilhas com quantitativos, custos unitários, BDI e encargos ajustados ao preço final (art. 56, § 5.º). Ninguém monta composição de custo séria nesse intervalo.

Com o piso calculado, o lance vira decisão de margem, não de coragem. Se o lance escapar, o sistema federal permite ao licitante excluir uma única vez o último lance, em até quinze segundos, quando ele for inconsistente ou inexequível (IN 73, art. 21, § 3.º). Depois do julgamento, a Administração pode negociar com o primeiro colocado (art. 61), e a contraproposta também precisa caber na planilha.

Erro de planilha que não altera a substância da proposta pode ser saneado no julgamento (IN 73, art. 41, e o formalismo moderado do art. 12, III). Isso não quer dizer que qualquer erro se corrige. Quer dizer que o erro de digitação não precisa derrubar uma conta bem feita.

E não existe atalho ético aqui. Subpreço proposital para recuperar em aditivo, jogo de planilha ou troca de regime tributário no meio do certame para ganhar lance são caminhos que levam a infração (art. 155, IX e X) e a apontamento de sobrepreço ou superfaturamento.

A planilha da proposta continua trabalhando depois da assinatura. Em serviço com mão de obra, ela é a base da repactuação, que exige demonstração analítica da variação dos custos por meio da planilha (art. 135, § 6.º). E é ela que prova o desequilíbrio quando o custo muda. Quem monta a conta pensando só na disputa descobre, meses depois, que assinou um contrato sem ter como provar o que custa executá-lo.